Die Rechtswissenschaft benutzt den Begriff der Urkunde nicht einheitlich. Maßgeblich ist zwischen dem materiellen und dem prozessualen Urkundenberiff zu unterscheiden.

Im materiellen Strafrecht wird die Urkunde als verkörperte Gedankenerklärung definiert, die zu dem Beweis in dem Rechtsverkehr geeignet und bestimmt ist und einen Aussteller erkennen lässt. Verkörperung bedeutet, dass die Urkundssubstanz nicht flüchtig sein darf (Perpetuierungsfunktion, fehlt z.B. bei Schrift in dem Sand). Beweiseignung bedeutet, dass die Urkunde in einem Prozess immerhin grundsätzlich - und sei es auch ca. mitbestimmend - die Entscheidung beeinflussen kann und das nachdem Willen des Ausstellers auch soll (Beweisfunktion, Beweisbestimmung). Aus ihr muss immerhin ein Aussteller als konkrete Person als hervorgehen (Garantiefunktion), wobei es reicht, dass dessen Existenz aus äußeren Umständen erschlossen werden kann (also auch der Bierdeckel mit den Bleistiftstrichen). Falsch - mit der Folge, dass das Delikt der Urkundenfälschung in Betracht kommt - ist die Urkunde dann, wenn Aussteller und Hersteller nicht identisch sind. Für die Aussteller Merkmal kommt es darauf an, wer geistig hinter der Urkunde steht (Geistigkeitstheorie), also z.B. der Unternehmensinhaber für die von der Kassierin augestellte Quittung.

Im Zivilprozess wird nach deutschem Recht hinsichtlich des Beweiswerts zwischen privaten und öffentlichen Urkunden unterschieden. Die private Urkunde erbringt ca. den Beweis, dass der Aussteller die in ihr enthaltene Erklärung abgegeben hat. Dagegen beweist die öffentliche Urkunde auch den in ihr beurkundeten Vorgang. Beispiel: Die Bestätigung eines Freundes über den Einwurf eines Briefes in den Briefkasten beweist nur, dass der Freund diese Erklärung tatsächlich abgegeben hat. Die Zustellungsurkunde des Postzustellers über denselben Ablauf beweist dagegen, dass der Brief tatsächlich eingeworfen worden ist.

• Personen betreffende Urkunden:
  • Geburtsurkunde
  • Heiratsurkunde
  • Sterbeurkunde

• Sachen betreffende Urkunden:
  • Grundstückskaufvertrag
  • Grundbuchauszug
  • Handelsregisterauszug
  • Gründungsurkunde z.B. für einen Verein oder eine Gesellschaft

• Rechte betreffende Urkunden
  • Patent

Siehe auch: Urkundenfälschung - Urkundenkritik - Urkunden des Mittelalters und der Frühen Neuzeit - Handfeste